Κάποτε φοιτητές, μαθητές, στελέχη μικρών εταιρειών, στελέχη μεγάλων εταιρειών, καθηγητές και δάσκαλοι σε όλες τις βαθμίδες της εκπαίδευσης, πάνελ σε παρουσιάσεις βιβλίων, όλοι τέλος πάντων που έπρεπε να σταθούν απέναντι σε κοινό και να δείξουν το έργο τους βασίζονταν στα narrative document για την επικοινωνία τους. Και να, που σήμερα, αναρωτιόμαστε, μα που εξαφανίστηκαν και γιατί…
Το PowerPoint, το εργαλείο που για δεκαετίες ήταν το κυρίαρχο στις επιχειρηματικές συναντήσεις, φαίνεται πως έχει ξεπεραστεί, αφού νέες και άκρως εξελιγμένες τεχνολογικά στρατηγικές επικοινωνίας αναδύονται. Κορυφαία παραδείγματα αυτού του φαινομένου είναι εταιρείες, όπως η Amazon, η οποία αποφάσισε να επαναστατήσει ενάντια στο μοντέλο του PowerPoint, με τον Τζεφ Μπέζος να χαρακτηρίζει την απόφαση αυτή ως την «σοφότερη που πήραμε ποτέ» και να γίνεται είδηση σε όλο τον κόσμο. Τι ήταν, λοιπόν, αυτό που οδήγησε αυτές τις εταιρείες να εγκαταλείψουν μια τόσο δημοφιλή και καθιερωμένη πρακτική;
Αντί για ενεργή αλληλεπίδραση, παθητική παρακολούθηση και η ανάδειξη των narrative documents
Το PowerPoint, το οποίο κυριάρχησε για δεκαετίες στις επιχειρηματικές συσκέψεις, έχει πλέον αρχίσει να χάνει την αίγλη του, μα τίποτα δεν είναι τυχαίο! Η υπερβολική χρήση του, οι προβληματικές του πλευρές και η απομάκρυνση από τη φυσική συζήτηση έχουν επισημανθεί από αρκετούς ειδικούς. Ερευνητές και ψυχολόγοι έχουν αποδείξει ότι η υπερβολική εξάρτηση από τα οπτικά στοιχεία και τα slides μπορεί να αποσπά την προσοχή των συμμετεχόντων και να οδηγήσει σε μειωμένη κατανόηση του θέματος. Αντί για ενεργή αλληλεπίδραση, η παρουσίαση PowerPoint συχνά αναγκάζει το κοινό να παρακολουθεί παθητικά, με ελάχιστη συμμετοχή.
Ο Τζεφ Μπέζος ώθησε την Amazon εταιρεία να υιοθετήσει μια νέα προσέγγιση στις εσωτερικές της συσκέψεις, εγκαταλείποντας το PowerPoint υπέρ των λεγόμενων «narrative documents», δηλαδή των γραπτών, διηγηματικών εγγράφων, που οι συμμετέχοντες διαβάζουν πριν τις συναντήσεις. Αντί να παρακολουθούν έναν παρουσιαστή να προβάλλει διαφάνειες, οι υπάλληλοι της Amazon έρχονται προετοιμασμένοι και έχουν την ευκαιρία να εμβαθύνουν στο θέμα της συζήτησης. Αυτή η μέθοδος αποσκοπεί τόσο στην καλύτερη κατανόηση των πληροφοριών, όσο και -κυρίως- στην προώθηση ενός πιο ανοιχτού διαλόγου. Οι υπάλληλοι δεν είναι απλώς θεατές, αλλά συμμετέχουν ενεργά στη συζήτηση, αναλύοντας τα δεδομένα και προτείνοντας λύσεις με βάση τις πληροφορίες που έχουν διαβάσει.
Στο δρόμο της Amazon και οι Tesla, Apple, Google
Ο λόγος που η Amazon και άλλες εταιρείες, όπως η Tesla, η Apple και η Google, έχουν στραφεί σε αυτό το μοντέλο είναι απλός: Οι σύγχρονες επιχειρήσεις απαιτούν έναν πιο ουσιαστικό και συνεργατικό τρόπο επικοινωνίας. Όταν οι υπάλληλοι έχουν την ευκαιρία να διαβάσουν και να κατανοήσουν τις πληροφορίες εκ των προτέρων, οι συσκέψεις γίνονται πιο αποτελεσματικές και παραγωγικές.
Οι συμμετέχοντες είναι καλύτερα προετοιμασμένοι και οι συζητήσεις επικεντρώνονται στην ουσία του θέματος, χωρίς να παρεμβάλλονται διαφάνειες και οπτικά στοιχεία που συχνά αποσπούν την προσοχή. Η επιτυχία αυτής της στρατηγικής αποδεικνύεται μέσα από τα αποτελέσματα: Οι οργανισμοί που υιοθετούν αυτό το μοντέλο επικοινωνίας απολαμβάνουν καλύτερη λήψη αποφάσεων και πιο εποικοδομητικές συζητήσεις. Ο Ρίτσαρντ Μάγιερ, ένας από τους κορυφαίους ερευνητές στον τομέα της ψυχολογίας της μάθησης, υποστηρίζει ότι η χρήση κειμένων και η ενεργή επεξεργασία των πληροφοριών οδηγεί σε καλύτερη κατανόηση και αφομοίωση, σε αντίθεση με τις παραδοσιακές οπτικές παρουσιάσεις. Οι συμμετέχοντες δεν χρειάζεται να αναλώνονται στην παρακολούθηση των διαφανειών, αλλά να επικεντρώνονται στην ανάλυση των δεδομένων και των ιδεών που προκύπτουν από τα κείμενα.
Οι υπερβολικά πολλές πληροφορίες χρειάζονται και περισσότερη ανάλυση
Οι νέοι τρόποι βέβαια, απαιτούν και μια νέα νοοτροπία και εταιρική κουλτούρα. Οι υπάλληλοι και οι διευθυντές πρέπει να προσαρμοστούν σε αυτήν τη νέα μορφή επικοινωνίας, η οποία απαιτεί περισσότερο χρόνο προετοιμασίας και εξάσκηση στις αναλυτικές και διαλογικές διαδικασίες. Η μετάβαση από την παραδοσιακή παρουσίαση PowerPoint στις γραπτές αναλύσεις φαντάζει δυσκολότερη και χρονοβόρα σε εκείνους που είναι συνηθισμένοι στο μοντέλο της γρήγορης και εύκολης παράδοσης πληροφοριών. Τα οφέλη όμως είναι πολλά. Η επικοινωνία γίνεται πιο βαθιά, οι συζητήσεις πιο δημιουργικές και η λήψη αποφάσεων πιο ενημερωμένη. Ταυτόχρονα, οι συμμετέχοντες αισθάνονται περισσότερο ενδυναμωμένοι, καθώς δεν παρακολουθούν απλώς την παρουσίαση, αλλά συμβάλλουν ενεργά στην κατανόηση και την ανάλυση των θεμάτων. Η τάση αυτή δεν αφορά μόνο μεγάλες εταιρείες όπως η Amazon, αλλά μπορεί να διαδοθεί και σε άλλους οργανισμούς, ανεξαρτήτως μεγέθους.
Στην εποχή της ψηφιακής συνεργασίας και της συνεχούς αλλαγής, οι παραδοσιακές μέθοδοι επικοινωνίας, όπως το PowerPoint, μοιάζουν πλέον με ένα παρωχημένο εργαλείο, ανίκανο να ανταποκριθεί στις σύγχρονες ανάγκες των επιχειρήσεων. Τελικά, η απόφαση της Amazon να απορρίψει το PowerPoint στις συσκέψεις της δεν έγινε ως μια αντισυμβατική κίνηση του Τζεφ Μπέζος, που αρέσκεται στο να είναι πάντα διαφοροποιημένος από όλους του άλλους. Μοιάζει με μια στρατηγική αλλαγή, που επιδιώκει τη βελτίωση της επικοινωνίας, της συνεργασίας και της λήψης αποφάσεων και της αξιοποίησης των τεχνολογικών ευκολιών, σε έναν κόσμο όπου οι πληροφορίες είναι υπερβολικά πολλές και η ανάγκη για αποτελεσματική ανάλυση και συζήτηση είναι πιο επιτακτική.
Η αλλαγή αυτή, αν και φαινομενικά μικρή, μπορεί να σηματοδοτήσει τη μεταμόρφωση του τρόπου που οι οργανισμοί θα επικοινωνούν στο μέλλον. Και ποιος ξέρει; Ίσως αυτή η αλλαγή να είναι η αρχή ενός νέου επιχειρηματικού πολιτισμού.
